Perencanaan Berkas Rekam Medis yang Tidak Aktif
Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.
| No. | KASUS | AKTIF | IN-AKTIF |
| 1. | Penyakit dalam :
a. umum b. jantung c. paru-paru |
5 tahun 10 tahun 5 tahun |
2 tahun 2 tahun 2 tahun |
| 2. | Saraf | 5 tahun | 2 tahun |
| 3. | Penyakit kulit :
a. umum b. kusta |
5 tahun 15 tahun |
2 tahun 2 tahun |
| 4. | Jiwa :
a. umum b. Ketergantungan obat |
10 tahun 15 tahun |
5 tahun 2 tahun |
| 5. | Anak | 5 tahun | 2 tahun |
| 6. | Kebidanan/kandungan | 5 tahun | 2 tahun |
| 7. | Bedah | 5 tahun | 2 tahun |
| 8. | Bedah saraf | 5 tahun | 2 tahun |
| 9. | Orthopedi | 10 tahun | 2 tahun |
| 10. | THT | 5 tahun | 2 tahun |
| 11. | Gigi dan mulut :
a. infeksi rahang 1) dewasa 2) anak b. trauma c. cacat bawaan 1) celah bibir 2) celah langit d. kelainan rahang e. tumor f. exodentia g. orthodentic h. edodentic i. periodentic 1) protetic 2) pedodentic |
5 tahun 5 tahun 10 tahun
12 tahun 15 tahun 15 tahun 15 tahun 5 tahun 10 tahun 5 tahun
10 tahun 5 tahun |
2 tahun 2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun |
| 12. | Kasus lainnya | Ditentukan oleh SMF masing-masing sesuai ketentuannya |
Sumber : Buku Pedoman Rekam Medis (RSU Gunung Sitoli, 2005 : 35)
Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).
Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan.
Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Sesuai Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut:
- Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang-kuangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit.
- Setelah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
- Ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik wajib disimpan dalam jangka waktu 10 sejak ringkasan dan persetujuan medik dibuat.
- Rekam medis dan ringkasan pulang disimpan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Untuk Pelayanan Kesehatan non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut:
- Rekam medis pasien wajib disimpan sekurang-kuangnya 2 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat. Setelah 2 tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan.
Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan:
- Untuk kepentingan kesehatan pasien.
- Atas perintah pengadilan untuk penegakan hukum.
- Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri.
- Permintaan lembaga /institusi berdasarkan undang-undang.
- Untuk kepentingan penelitian, audit, pendidikan dengan syarat tidak menyebutkan identitas pasien.
Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai ketentuannya..
semoga bermanfaat ^_^
Ocha's Blog 